La importancia de la planificación en la puesta en marcha de una empresa
La creación de una empresa es un proceso complejo y profundamente personal, influenciado tanto por las habilidades, experiencia y valores del emprendedor como por las condiciones socioeconómicas y culturales de su entorno. A menudo, el éxito no depende sólo de una idea innovadora o la propuesta de valor, sino de la planificación y ejecución adecuadas en todas las áreas del negocio . Errores comunes en esta planificación, o la falta de experiencia pueden conducir a decisiones equivocadas que afectan a la sostenibilidad y al crecimiento de la empresa.
Aparte de esto, en el mundo de las startups se valora enormemente la experiencia de los profesionales que han vivido el proceso de crear y hacer crecer empresas. Este conocimiento práctico permite evitar errores habituales, planificar el crecimiento de forma efectiva y tomar, con mayor seguridad, decisiones críticas.
En suma, la gestión empresarial en las etapas iniciales requiere agilidad, capacidad de adaptación y una estrategia distinta al management convencional. En cuanto a la gestión y flexibilidad, las startups y las empresas convencionales difieren notablemente. Las primeras son más ágiles gracias a estructuras planas que facilitan la comunicación y la toma de decisiones rápidas , esenciales en entornos de mercado dinámicos. En contraste, las empresas convencionales poseen estructuras jerárquicas que pueden ralentizar la toma de decisiones. Además, las startups abarcan el riesgo y la innovación como parte de su ADN, mientras que las organizaciones tradicionales suelen ser más conservadoras, enfocándose en la estabilidad y en proteger modelos de negocio existentes, lo que puede dificultar su capacidad para adaptarse rápidamente a los cambios.
Conscientes de esta realidad y con la voluntad de aportar una solución práctica, Incapto, la startup barcelonesa que ha revolucionado el sector del café de especialidad (una industria muy tradicional y con poca innovación), y la Universitat Oberta de Catalunya (UOC ) colaboran en un proyecto de doctorado industrial desde 2022. El equipo del proyecto está desarrollando un simulador de análisis para startups que pretende ayudar a los emprendedores a identificar riesgos y debilidades en la ejecución de sus proyectos , yendo más allá de la evaluación de la oferta de valor inicial. Invertir tiempo y recursos en una planificación esmerada durante la puesta en marcha de una empresa no sólo aumenta las posibilidades de éxito, sino que la prepara para un crecimiento sostenible y escalable.
"Partiendo de la base de un equipo emprendedor muy potente, decidimos rebelarnos contra la tesis de que a los tres años han cerrado 9 de cada 10 startups"
Incapto, la revolución de un sector tradicional como el café
Fundada justo antes de la pandemia, Incapto nació con el objetivo de transformar la tradicional industria del café. Su inspiración proviene de la voluntad de resolver un gran problema: los residuos generados por las cápsulas de café: “ analizando el sector, determinamos que podíamos crear, tanto para empresas como en particulares, una experiencia de consumo de café que fuera mejor en todos los sentidos: desde la calidad, el coste y la sostenibilidad ”, nos comenta Joaquim Mach, el responsable del proyecto en la empresa.
Con una integración total del proceso industrial, que abarca desde las máquinas hasta la adquisición de la materia prima, torrefacción y envío de café de especialidad, Incapto ha eliminado intermediarios, ofreciendo precios más competitivos y prácticas sostenibles: “hagamos una utilización intensiva de tecnología en toda la cadena de valor, tanto al tener las máquinas conectadas (Internet de las cosas), como a automatizar todos los procesos que nos permite realizar un modelo directo al consumidor”, puntualiza Mach. Un buen ejemplo es su plataforma de suscripción innovadora y el software inteligente de sus cafeteras conectadas, que han cautivado a más de 20.000 clientes particulares y 2.000 empresas.
Gracias a una financiación de cerca de 10 millones de euros conseguidos en varias rondas de inversión, la empresa cuenta con un equipo de 30 trabajadores y tiene fuertes planes de expansión internacional. Actualmente, están creciendo de forma directa en países vecinos como Francia, Italia y Portugal, y avanzando en la internacionalización a través de distribución y representación en otros mercados. Además, pretende adaptar el proyecto empresarial a cada país, con distintos modelos de negocio en función de la madurez del sector, y el consumo de café en cada país.
Incapto, la revolución de un sector tradicional como el café
Si bien Incapto, en menos de tres años se ha establecido como líder en el sector, cabe poner de manifiesto que liderando el proyecto empresarial existe un grupo de emprendedores de segunda y tercera generación con experiencias previas en la creación y gestión de empresas. Además, también son inversores y advisores de otros proyectos según nos explica Mach: “ partiendo de la base de un equipo emprendedor muy potente, rodeado de varios inversores que a su vez son empresarios, decidimos rebelarnos contra la tesis que al cabo de tres años han cerrado 9 de cada 10 startups ”.
Tras un inicio muy complejo, al nacer justo una semana antes del estallido de la pandemia en 2020, el equipo de Incapto constató que la idea de negocio pudo seguir adelante gracias a la experiencia previa en otras iniciativas empresariales . Este know how fue fundamental para evitar errores, así como para determinar dónde invertir cada esfuerzo y recurso de la empresa. A menudo las dificultades pueden convertirse en oportunidades; éste es el caso de Incapto, y como de las lecciones aprendidas nace la semilla del proyecto de doctorado industrial en marcha.
"no se puede empezar a escalar si antes no se ha detectado, efectivamente, que el mercado acepta y tiene disposición a invertir en tu producto o servicio"
Así pues, conscientes de la importancia de la planificación y la experiencia en el éxito empresarial, Incapto y la UOC inician la colaboración con el proyecto de investigación estratégica y aplicada “ Estudio y análisis de los factores claves de éxito de emprendeduría en estadios early stage: cocreación de un simulador de análisis de startup ”. El proyecto pretende crear un simulador que ayude al ecosistema de startups a incrementar sus posibilidades de supervivencia . Esta herramienta busca informar a los emprendedores sobre cuáles son los errores a evitar y las decisiones acertadas a tomar, apoyándose en la experiencia acumulada de un número significativo de casos multidisciplinares de empresas que se han puesto en marcha con éxito y que sirven para la generación de la metodología.
Así pues, el proyecto se centra en desarrollar un modelo matemático y un simulador que asistan a los emprendedores en la evaluación de los riesgos y debilidades potenciales en la ejecución de sus proyectos.
De entrada, analizando los factores que influyen en la supervivencia y éxito de las startups mediante análisis cuantitativos y cualitativos para, finalmente, mejorar la toma de decisiones en las etapas iniciales y aumentar las probabilidades de éxito.
Según los responsables del proyecto, el ecosistema de startups necesita incorporar nuevos sistemas de análisis para entender el potencial de supervivencia y crecimiento de estas empresas emergentes , que se mueven en contextos de alta ambigüedad y complejidad. Esta necesidad es uno de los pilares que impulsa el desarrollo del simulador en el que trabaja el doctorando industrial Francesc Font, que pretende ofrecer herramientas que ayuden a navegar estos entornos inciertos ya tomar decisiones más informadas: “ para ello hemos desarrollado una metodología mixta basada en el análisis cuantitativo de los factores de supervivencia y éxito de las startups, combinado con estudios de tipo cualitativo, basado en conversaciones con emprendedores e inversores de éxito ”.
Así, para desarrollar la herramienta, el proyecto aplica tecnologías de inteligencia artificial y aprendizaje automático abordando las incertidumbres que afrontan emprendedores e inversores. En cuanto a la metodología, ésta incluye el análisis de cuarenta casos del ecosistema startup , la mayoría de Barcelona . El marco de trabajo divide los casos en cuatro grupos empezando por diez casos de éxito como empresas adquiridas por empresas mayores o que son rentables y siguen operando. En segundo lugar, otros diez casos de empresas en las primeras etapas de desarrollo, seguidas de otros diez casos de inversores de capital riesgo y en el ámbito tecnológico.
Por último, se han analizado diez casos de empresas emergentes que han cerrado, permiten identificar los factores que pueden conducir al fracaso, y por tanto evitarlos en el futuro. De forma paralela, se han llevado a cabo conversaciones con emprendedores e inversores de éxito para obtener perspectivas cualitativas, todo ello con datos anonimizados para elaborar un marco equilibrado que destaque factores de éxito y lecciones aprendidas de los fracasos .
Basado en la experiencia de Incapto, Mach da un consejo clave para los emprendedores : que se concentren en asegurarse de que su producto o servicio realmente satisface una necesidad del mercado desde el principio. Es esencial validar que los clientes necesitan y están dispuestos a comprar lo que ofreces antes de hacer crecer tu negocio. Muchos emprendedores dedican demasiados esfuerzos a otros aspectos que no son relevantes si antes no han confirmado este encaje: “ no se puede empezar a escalar (en equipo, en financiación o inversión, mercados, etc.) si antes no se ha detectado, efectivamente , que el mercado acepta y tiene disposición a invertir en tu producto o servicio ”.
Impacto del proyecto en Incapto y en el ecosistema emprendedor
El proyecto de investigación estratégica con la UOC tiene un impacto tangible en la sostenibilidad y crecimiento de Incapto . La empresa aplica los conocimientos obtenidos para tomar decisiones más eficientes, adaptando sus estrategias a las diferentes etapas de su desarrollo, desde la fase inicial hasta la escalada: “ las decisiones se toman de forma mucho más contrastada y basadas en información relevante en función del momento de la empresa ”, explica Mach. De la misma forma, el estudio de los principales factores de fracaso o éxito en el ecosistema, así como el análisis de megatendencias y factores externos, ha permitido a Incapto evitar errores comunes y optimizar sus recursos , mejorando su capacidad para competir en un mercado altamente dinámico.
Además, el proyecto pretende revolucionar el ecosistema emprendedor ofreciendo una herramienta innovadora basada en inteligencia artificial que ayude a fomentar la eficiencia en la escalabilidad de nuevas startups . Para ello, la herramienta quiere proporcionar a los emprendedores e inversores una comprensión más profunda de los factores que influyen en el éxito de las empresas emergentes : “con este proyecto esperamos contribuir a la reducción de la mortalidad de las startups oa que puedan escalar de forma más eficiente y en menos tiempo, a través de la mejor toma de decisiones ”, comenta Enric Serradell, el director académico del proyecto. Esto fomenta un ecosistema emprendedor más robusto y dinámico, donde las nuevas empresas tienen mayores posibilidades de crecer de forma sostenible y escalable. La difusión de esta herramienta puede generar un efecto multiplicador, beneficiando a un gran número de proyectos e impulsando la innovación en diversos sectores.
"Con este proyecto esperamos contribuir a la reducción de la mortalidad de las startups oa que puedan escalar de forma más eficiente y en menos tiempo, a través de la mejor toma de decisiones"
Desde el punto de vista académico, el proyecto enriquece el conocimiento teórico y práctico en el ámbito de la emprendeduría y la gestión empresarial. Proporciona un marco metodológico que puede utilizarse en futuras investigaciones y en la formación de estudiantes en disciplinas como la administración de empresas, la innovación y el análisis de datos. Además, ejemplifica una colaboración efectiva entre universidad y empresa, promoviendo la transferencia de conocimiento y tecnología. Este tipo de sinergias son fundamentales para el desarrollo de soluciones que tengan un impacto real en el mundo empresarial y social.
En última instancia, y en un nivel más amplio, el proyecto tiene el potencial de beneficiar a la sociedad fomentando la creación de empresas más sostenibles y exitosas , que generen empleo y valor económico. En el caso de Incapto, su propuesta de valor incluye la reducción de residuos generados por las cápsulas de café y la promoción de prácticas más sostenibles en el consumo de esta bebida. Así, el proyecto no sólo impulsa el desarrollo económico, sino que también contribuye a la sostenibilidad ambiental . Además, al mejorar las posibilidades de éxito de las startups , se enriquece el tejido empresarial y se estimula la innovación y la competitividad a nivel local y global.
Colaboración continua con la UOC
Para concluir, Incapto quiere continuar su colaboración con la UOC a través del grupo Open Future Lab , trabajando en modelos de futurización mediante el análisis de megatendencias y el design thinking . Esta sinergia entre empresa y universidad refuerza el compromiso de ambas entidades con la innovación y desarrollo sostenible.
Una colaboración que supone un paso significativo en la mejora del ecosistema emprendedor en Cataluña, mediante la combinación de experiencia práctica y conocimiento académico. Es así como el equipo del proyecto está creando herramientas que no sólo beneficiarán a Incapto, sino a todo un conjunto de nuevas empresas que buscan hacerse un hueco en mercados altamente competitivos.
